Le bureau

Le/La Président(e) est le/la responsable légal(e) de l’association, notamment des statuts et du fonctionnement de l’association. Son rôle est le suivant, tout au long de l’année :

• Garantir le suivi, la mise à jour et l’application du règlement de fonctionnement.

• Être responsable de la validité des autorisations administratives.

• Rédiger les procès-verbaux lors du changement de bureau et d’adresse à la préfecture.

• Veiller à la bonne exécution des décisions prises par le conseil d’administration (CA), ainsi que celles votées par l’assemblée générale (AG).

• Assurer les relations avec les partenaires extérieurs (CAF, Département, PMI, CCPL…).

• Préparer et animer auprès de la responsable technique les réunions de CA mensuelles et s’assurer du suivi des décisions prises et du travail à faire.

• Préparer et animer l’assemblée générale ordinaire et les éventuelles assemblées extraordinaires.

• Rédiger le rapport d’activité au cours du 1er trimestre.

• Se tenir informé(e) du suivi du budget de l’association.

• Être signataire sur le compte bancaire de l’association.

• Prendre régulièrement connaissance du courrier de l’association.

• S’assurer de la recherche de subventions auprès des organismes financeurs.

• Co-animer avec la responsable technique les réunions de pré-inscription, d’inscription.

• Valider l’accueil des familles en CA.

• Être l’interlocuteur principal de l’ACEPP et transmettre les informations aux membres de l’association.

• Avoir une fonction de médiateur auprès de toutes les familles.

Le/la Président(e) peut déléguer certaines tâches aux responsables de commissions.

Le/La trésorier(e) est responsable du suivi des comptes et de la trésorerie, mais réalise également les tâches suivantes : 

• Tenir à jour les comptes.
• Anticiper les mouvements d’argent et réaliser les virements nécessaires.
• Travailler en collaboration avec la comptable.
• Tenir à jour le suivi de la trésorerie à l’aide du logiciel Ciel compta.
• Veiller au respect de chaque poste par rapport au budget prévisionnel.
• Réaliser les rapprochements bancaires pour les bilans.
• Aider la comptable pour la clôture des comptes, notamment en lui fournissant tous les éléments nécessaires aux deux bilans annuels
• Rédiger le bilan prévisionnel avec l’aide de la présidente et de la responsable technique.
• Participer à la réflexion autour de la répartition du budget.
• Être l’interlocuteur(ice) principal(e) du banquier et être signataire sur les comptes de l’association.
• Participer à la recherche de subventions.
• Recevoir et vérifier les fiches de payes réalisées par la comptable et réaliser les virements des payes.
• Participer aux réunions du bureau et tenir le président régulièrement informé de l’état financier de l’association.
• Classer et archiver les différents documents relatifs à la trésorerie.

Le/La Vice-président(e) est responsable du personnel, et son rôle est le suivant tout au long de l’année :

• Seconder le/la président(e) et l’accompagner dans la prise de décision.

• Remplacer le/la président(e) au besoin dans ses missions et le/la représenter auprès des différents organismes.

• Participer aux réunions de CA.

Le/La Vice-Président(e) endosse également une responsabilité vis-à-vis de la gestion du personnel, ce qui se traduit par les tâches suivantes :

• Organiser et participer au recrutement avec l’aide de la responsable technique.
• Rédiger les contrats de travail et les avenants.
• S’assurer de la bonne application de la convention collective au sein de l’association.
• Revoir et rédiger les fiches de poste.
• S’assurer du bon fonctionnement relationnel de l’équipe et réaliser le suivi individuel du personnel.
• Jouer un rôle de médiateur en cas de conflit interne et statuer en cas de désaccord.
• Réaliser avec la responsable technique les entretiens d’évaluation annuels du personnel et évaluer la RIS.
• Participer à l’élaboration et au suivi du plan de formation du personnel en lien avec le bureau et la responsable technique.

Le/La responsable des commissions assure la coordination des commissions, en endossant notamment les fonctions suivantes : 

• Participer au conseil d’administration et à la réflexion sur le fonctionnement de la structure.

• Informer les familles des tâches à réaliser
• Se charger de l’organisation et du suivi des tâches.

• Organiser avec l’équipe et les familles les manifestations associatives de la structure.

Le/La Secrétaire du bureau se voit attribuer les rôles suivants : 

• Participer à la réunion du CA.

• Rédiger les comptes-rendus du CA.

• Le cas échéant, participer à des réunions avec différents partenaires et en rédiger les comptes-rendus.

• Revoir les documents constitutifs de l’association sur décision du CA et les faire valider.

• Rédiger les courriers pour l’association.

• Rédiger, envoyer et suivre les courriers recommandés.

Le/La Vice-Trésorier(e) du bureau se voit attribuer les rôles suivants :
 

• Assister le/la trésorier(e) dans ses fonctions.

• Participer au CA mensuel.

• Déposer les chèques de l’association à la banque.

• Réaliser les bordereaux pour les règlements hors « facturation frais de garde ».

• Gérer l’envoi des chèques CESU.

• Participer à la réflexion autour de la répartition du budget.

• Participer à la recherche de subventions.

• Assurer le suivi des communes (demandes de subventions et suivi des subventions annuelles).